Deutschland begegnet der durch die Pandemie ausgelösten ökonomischen Krise durch noch nie da gewesene Soforthilfe- und Überbrückungshilfeprogramme für Unternehmen, Einrichtungen und Selbstständige. Nachdem die Programme in 2020 politisch auf den Weg gebracht waren, sollte die konkrete Umsetzung für bestimmte Branchen und Berufsgruppen vor Ort in den Bundesländern erfolgen.
In den Bundesländern wurden hierfür neue Prozesse und Verfahren definiert. Die Herausforderung lag auf der Hand: Die Abarbeitung von mehreren tausend Fällen in kürzester Zeit musste durch flexible und schnell verfügbare IT-Systeme unterstützt werden. Bei diesem IT-Projekt konnte das Steinbeiszentrum für Unternehmensentwicklung an der Hochschule Pforzheim den Freistaat Bayern unterstützen.
Seit 2009 entwickelt und betreut das Institut das Antragssystem für das bayerische Innovationsförderprogramm „Innovationsgutschein Bayern“. Damit gab es bereits einen digitalen Nukleus, auf dessen Basis die Antragssysteme für die Überbrückungs- und Soforthilfe umgesetzt werden konnten. Technologisch liegt dahinter das Produkt MANAGEMENT MONITOR, eine Eigenentwicklung des Instituts, das genau die Funktionalitäten besitzt, die für die Umsetzung dieser Herausforderung benötigt werden.
In kürzester Entwicklungszeit wurde im rapid prototyping im Juli 2020 das erste Antragssystem für Spielstätten wie z.B. Theater und Kinos in Betrieb genommen. Es folgten in den weiteren Monaten Antragssysteme für Veranstalter, Soloselbständige und die Umsetzung der Stipendien für Berufseinsteiger.
Die Kernfunktionalität der Antragssysteme ist die komplette digitale Verfahrensunterstützung des Soforthilfeprogramms, von der Beantragung im Internet durch Antragsberechtigte, der Bearbeitung der Anträge bei den zuständigen Stellen / Behörden bis zur Auszahlung durch die Landesbank.
Der Antragssteller gibt formulargestützt auf einem Internetportal seinen Hilfebedarf in einer Selbstauskunft ein. Er generiert sich dafür einen eigenen Account, so dass kontinuierlich an dem Antrag gearbeitet werden kann. Die Korrektheit der Angaben wird durch einen Steuerberater bestätigt, dessen Attestat hochgeladen werden muss.
Die Anträge werden von der Software validiert und plausibiliert und danach dem Sachbearbeiter nach einer regionalen Zuordnung der Postleitzahl zugewiesen.
Der Bearbeiter in der Verwaltung sieht in seiner Aufgabenliste alle offenen Anträge und kann diese nun prüfen. Er kann automatisiert über das System Fragen an den Antragsteller senden oder weitere Unterlagen fordern. Die gesamte Kommunikation zwischen dem Antragsteller und dem Sachbearbeiter wird im System dokumentiert und der Stand der Bearbeitung ist jederzeit für berechtigte Nutzer nachvollziehbar. Das System checkt die eingegangenen Anträge auf Fälle von Mehrfachbeantragung, um solche Problemfälle von vornherein auszuschließen.
Nach der Erstprüfung wird der Antrag einem 4-Augen-Prinzip folgend an eine zweite Prüfstelle gegeben. In einem mehrstufigen Entscheidungsprozess wird über die Gewährung oder die Ablehnung der Anträge entschieden.
Die Entscheidung wird vom Sachbearbeiter im System erfasst und der folgende Prozess automatisch angestoßen: Die Bescheide werden vom System erstellt und an den Antragsteller per eMail versendet. Für die Auszahlung der Hilfen werden entsprechende Dateien erzeugt und an die Landesbank zur Anweisung übermittelt. Auch mögliche Rückforderungen werden als Bescheide in dem System generiert und versendet.
Die Verwaltung kann sich über den Bearbeitungs- und Bewilligungstand aller Anträge jederzeit in übersichtlichen Listen informieren. Die Anträge können nach Workflow-Status gefiltert werden und die Wiedervorlagen verschaffen einen sehr guten Gesamtüberblick. Diverse Filter- und Exportfunktionen unterstützen dabei flexibel und optimiert auf die Aufgabenabarbeitung die tägliche Arbeit.
Mit diesen Antragssystemen konnten in den letzten Monaten die Anträge in Bayern zügig bearbeitet werden. Trotz der großen Belastung der Sachbearbeiter bleibt der Überblick gewahrt und durch die transparente Kommunikation kann jeder Antragsteller den Bearbeitungsstand einsehen – eine Win-Win-Lösung für alle beteiligten Seiten.
